Confidentialité et données personnelles

Qui est responsable de vos données ?

Chaque collectivité qui utilise IAKAGérer (« l'organisation ») est responsable du traitement des données saisies dans son espace : comptes de ses agents, élus et partenaires, projets, tâches, calendrier, budget et documents.

Axo-Lab, qui édite IAKAGérer, agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : il héberge et traite ces données pour le compte de l'organisation, selon ses instructions et le contrat qui les lie, et ne les utilise pour aucune autre fin.

Quelles données ?

• Votre compte : prénom, nom, adresse e-mail, photo si vous en ajoutez une, couleur de votre avatar.
• Vos coordonnées professionnelles, si vous les renseignez : téléphones, adresse.
• Votre place dans l'organisation : fonction, service, rôle et droits d'accès.
• Le travail saisi dans l'organisation : projets, tâches et personnes assignées, événements et participants, budget, documents déposés, notifications et rappels.
• La sécurité de la connexion : codes à usage unique envoyés par e-mail, sessions ouvertes, journaux techniques de l'hébergeur.
• Pour IAKA : le texte lu dans les documents déposés (pour pouvoir y chercher des réponses), les questions posées à « Demander à IAKA », les documents et textes envoyés à « IAKA gère moi ça ! », et un relevé de consommation sans contenu (type d'appel, nombre de pages, coût estimé).

Pourquoi ?

• Fournir le service : planning, tâches, calendrier partagé, budget, documents, annuaire.
• Sécuriser l'accès : connexion avec un code reçu par e-mail, droits par rôle.
• Envoyer les e-mails utiles : codes, invitations, rappels de tâches et d'événements.
• Répondre à vos questions sur les projets (« Demander à IAKA ») et préparer un projet à partir de vos documents (« IAKA gère moi ça ! »), quand vous le demandez.

La base légale est fixée par l'organisation, en général l'exécution de sa mission de service public (article 6-1-e du RGPD) ; la sécurité du service repose sur l'intérêt légitime. Aucune donnée n'est vendue, utilisée pour de la publicité ou pour du profilage.

Qui y a accès ?

Les membres de votre organisation, selon leur rôle et leurs droits (un partenaire externe ne voit que ses projets). Une organisation ne voit jamais les données d'une autre : ce cloisonnement est appliqué par la base de données elle-même. L'équipe de Axo-Lab n'y accède que pour la maintenance et le support.

Axo-Lab fait appel aux sous-traitants suivants :

Les données sont stockées dans l'Union européenne. Les accès éventuels depuis un pays tiers par un prestataire (support technique d'une société américaine) sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

L'intelligence artificielle (IAKA)

« Demander à IAKA » répond aux questions sur les projets. Pour cela, chaque document déposé est lu une fois par Mistral AI (reconnaissance du texte) ; IAKAGérer en garde le texte, découpé en passages, et une représentation numérique de leur sens pour retrouver les passages utiles. Quand vous posez une question, elle est envoyée à Mistral AI avec les données des projets que vos droits vous permettent de voir et les passages les plus proches de la question. IAKAGérer ne conserve pas vos questions ni les réponses : la conversation reste dans votre navigateur et disparaît quand vous la fermez.

« IAKA gère moi ça ! » envoie à Mistral AI les documents et textes que vous déposez, uniquement quand vous lancez l'analyse. Le traitement a lieu dans l'Union européenne, et le compte utilisé exclut l'utilisation des contenus pour entraîner des modèles. IAKAGérer ne conserve pas ces documents tant que vous n'avez pas créé le projet ; ensuite, ils sont rangés dans les documents du projet comme un dépôt ordinaire. IAKA propose, vous validez : rien n'est créé sans votre clic. L'administrateur de l'organisation peut désactiver IAKA.

Combien de temps ?

• Compte et fiche : tant que vous êtes membre de l'organisation ; supprimés à sa demande.
• Documents supprimés : 30 jours dans la corbeille de l'administrateur, puis effacés, avec le texte que IAKA en avait lu.
• Texte lu des documents : tant que le document existe.
• Codes de connexion : valables 10 minutes, effacés au bout d'un jour.
• Fin du contrat : toutes les données de l'organisation sont supprimées dans les 3 mois, après lui avoir été restituées si elle le demande.
• Sauvegardes : effacées au plus tard 30 jours après leur création.

Sécurité

Connexions chiffrées (HTTPS), double authentification par code e-mail, droits contrôlés par la base de données pour chaque organisation et chaque rôle, accès techniques restreints, sauvegardes quotidiennes.

Cookies

IAKAGérer ne dépose que des cookies indispensables à son fonctionnement : ils sont dispensés de consentement. Aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de réseau social.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, vous y opposer ou demander leur portabilité. Vous corrigez vous-même votre fiche (menu en bas de la barre latérale › Éditer ma fiche).

Pour le reste, adressez-vous à votre organisation (son délégué à la protection des données, s'il y en a un), ou écrivez-nous à contact@iaka.online : nous transmettrons à l'organisation et l'aiderons à vous répondre.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : cnil.fr/fr/plaintes ou 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.